年賀状整理はスキャナーで!両面を1つのデータで保管する設定方法

2020年は令和最初の年賀状、作成も気合いが入りそうですね。

私は書類以外のお片づけサービスの依頼もお請けしていますが、どのお宅でも収納のあちこちから年賀状の束が出てきます^^;

年賀状はスキャナーでデジタル化すると、キレイで管理も楽に収納できますよ~とご提案しています。

今回はお客様からよくお願いされる年賀状スキャンの方法、

ScanSnap iX100で「両面を1つのデータで保管する設定方法」をご紹介します。

※ScanSnap iX1500は両面読み取りなので設定の必要はありません。

ScanSnapをおすすめしている理由

おうちプリントダイエットでは、家庭内の紙類はデジタル化を推奨しています。

デジタル化の方法には様々ありますが、私がおすすめしているスキャナーはScanSnapです。

※スキャナーとは、紙に書かれている文字情報をデジタルに変える「電子文具」です

ScanSnap iX100 (手前・黒) ScanSnap iX1500(奥・白)

リビングや外出先で使いたい方には、コンパクトなScanSnap iX100をご紹介することが多いのですが、

私がScanSnap iX100をおすすめしている理由は

・読み取り速度が速い(1枚5秒)
・コンパクト(ペットボトル500mlより軽い400g)
・電源のない場所でも使える(バッテリー搭載)
・外出先でも使える(Wi-Fi機能)

スキャナーなら「家庭用プリンターにも機能はあるわ」という方

動画で速さを比べてみてくださいね。

 

両面を一つのデータに保管する設定方法

ScanSnap iX100は片面読み取りのため、

ScanSnap Homeで予めハガキ1枚を一つのデータとして保管する設定をすると便利です。

※ScanSnap HomeはScanSnap付属のソフトです。

▼下の画像の様にハガキの表面と裏面をひとつのデータにする設定をしてみましょう。

1 スキャン画面を表示します

2 プロファイルを追加します

※プロファイルとは下の画像の丸いスキャンボタンの事です。
一度設定しておけば次回もボタンを押すだけで同設定でスキャンできます。

3 「はがきや年賀状の整理」を追加します

4 プロファイルを編集します

5 詳細設定を開きます

6 ファイル形式のオプションを開きます

検索可能なPDFにチェックを入れると検索しやすくなります。

7 設定用枚数ごとにPDFファイルを作りますを「2」に設定

これで、両面2枚がひとつのデータになります

8 スキャン後、ScanSnap Homeで確認

これで、裏面表面を交互に手差しスキャンしていきます。

連続でスキャンしても1枚のハガキの両面がひとつのデータとして保管できます。

年賀状収納時に済ませておくと良いこと

年賀状はお年玉当選が終わったら、束のまま引き出しや箱にしまっていませんか?

ここで、もうひと手間かけておくと来年が楽ですよ。

住所録や受発信のデータを修正しておく

転居のお知らせなどがあれば、住所変更を済ませてから収納します。

来年・・・と思うとうっかりしてしまうこともありますので収納のタイミングを習慣にしてしまいましょう。

年賀状ソフトに受発信の記録をつける機能があれば、そのチェックもおすすめしています。

「喪中」のあと音信不通になってしまった・・・

「年始のご挨拶のご辞退」のハガキを頂いたのにまだ出してしまった・・・

ということを防ぎます。記憶は新しいうちに(^^)

収納時は「次に使う来年の自分のために」出来る事を済ませておきましょう。

デジタル化後も目的にあわせた収納を

おうちプリントダイエットの書類整理「ホームファイリング」では

家庭内の紙類をスキャナーを使用してデジタル化、紙自体を減らしてコンパクに収納します。

書類を整理することで、家庭内の情報活用をスムーズにすることが目的です。

さらに、デジタル化後っも年賀状は年度毎に分ける、

「タグ」に家族の名前をつけて管理をするなど一工夫すると検索もしやすくなります。

どのお宅にもある年賀状、スキャナーScanSnapでデジタル化すれば年賀状ファイルも増えません。

年賀状だけでなく、学校プリントなども楽に管理できシェアも簡単です。

おうちプリントダイエットでは、ご紹介したスキャナーScanSnapの使い方レッスンも充実していますので

ぜひ、お気軽に書類のお片づけにScanSnapを取り入れてくださいね。

▼おうちプリントダイエットのホームファイリングレッスン

▼ScanSnapレッスン(書類整理の基本から個人レッスンまで)

▼お仕事で活用されたい整理収納アドバイザー方向け

投稿者プロフィール

おうちプリントダイエット・青山 順子
おうちプリントダイエット・青山 順子整理収納アドバイザー
日常で後回しになりがちな紙類(書類・子どもの作品・写真)をスキャナー/ScanSnapを使用し、デジタル併用のお片づけを推奨しています。