ホームファイリングの基本を学ぶ(導入~完成まで)

おうちプリントダイエットのホームファイリングレッスンをはじめる以前のお話。

自分では「うちの書類はScanSnapでデジタル化しているので少ない!」と思っていました。

ところが・・・改めて書類を整理するため集めてみると、あちこちから「ノート」「ファイル」「バインダー」と

様々な形で家の中で情報が分散している事に気づきました。

※こちらの記事は2018年6月長野ゆかさんのホームファイリング上級・個別レッスンの感想と

我が家の書類整理に関してまとめたレポートです。

脱・自己流 ファイリング実践の基本を学ぶ

ファイリングデザイナー2級を勉強し、バーチカルファイリングにしてみたものの・・・

なんだか形だけのような気がしてなりませんでした。

こちらは「ファイリングbefore」になります。

それに、他のファイル(簿冊式)で管理していたものはどうしよう・・・?

自分なりにはわかるつもり・・・ですが、全てをバーチカルファイリングにするかどうか

様々な疑問がわいてきてオフィスミカサの長野ゆかさんにSOSを出しました。

なぜ長野ゆか講師なのか

ゆかさんとの出会いについては彼女のHP「東京開催の経緯について」に書いていただきました。

ファイリングを学ぶならオフィスファイリングの実務経験が豊富で

情報資産管理指導者のゆかさんから!とずっと思っていました。

座学で学んだことを実践する上での疑問や、整理収納サービスとして現場目線を学びたいこと。

そして、紙の整理ができないとデジタルの整理もできないはず

なにより、彼女の話はとてもわかりやすいためファイリング上級レッスンをお願いしました。

書類の要・不要を判断する

わが家の書類整理の目標は「家族のだれにでもわかるファイリング」

以前の簿冊式ファイルや、ノートで管理していた書類はもちろん

DVD・年賀状・文具・年金手帳など全てファイリング対象とし、全てバーチカルにします。

外見を処分するとスペースもスッキリします

実は、わが家でも多数使用していたファイル(簿冊式)は、

中身の差し替えが面倒で古い情報もそのままだったり・・・という発見もありました。

それにファイルは中身関係なく、「背表紙の幅」の分だけ収納スペースをとります。

必要な情報のみにすれば、紙の分だけのスペースで済む・・・ということも実感。

主婦歴の長さが判断の速さへ

毎日のように娘たちに「・・・家に爆弾落ちたの???」

と言われるほど家中書類をまき散らす日々

ファイルの書類を出しては中身を確認し、要不要を判断。

そのスピードの速度はゆかさんいわく「主婦業という仕事に精通しているから」だそうです。

なるほど!ファイリングは仕事に精通した人が行うのが良い!

現場からの情報のツミアゲが大事!

検索を意識した小分類をつくる

必要な書類は個別フォルダー(小分類)で分類

  • 書類80枚(50枚+-30枚)を目安に
  • フォルダが自立して見やすい
  • フォルダは厚すぎず・薄すぎず

意外と難しい・・・

ひたすら書類と向き合う

分類した書類を個別フォルダの納めた後、分量を調整するために中身も精査

説明書を見るまでもない家電は、品番や購入日、付属品がわかれば良い

スキャンして紙は処分

お客様のところでも作業できるよう、希望して納得いくまでやり直しさせてもらい分類は完成

自分の中の「ボックス神話」を打開する

今までの私のファイリングは、ファイル(簿冊式)の時も、プラケースの時も

1ボックス(ファイル)1アイテムの考え方が強い

よく見ると最初の写真がまさにそれ!

するとゆかさんから「それだとスカスカとギュウギュウのボックスができない?」

は!!ほんまや!!!

こっちはスカスカ・・・

この後、適正な量にしていくとボックス2個要らなくなりました!

ボックス=大分類ではない

ファイルボックスを目の前にすると、ボックス自体に意味をつけたくなる・・・・

恐るべしボックス神話・・・

※次の作業になりますが、見出しガイドをいれることでボックス内は見やすく分類できます

変な分類癖も発見

書類を「カテゴリー」や「人別」、または「使用頻度」や「使用場所」で分類するかはその家庭によって違います。

ホームファイリングなので、自分が使いやすければOKです。

しかし作業中、自分の変な分類癖を発見

使用頻度が低い・・・というよりあまり見たくない書類というカテゴリーがある。

年金定期便とか、保険の約款とかカード規約とかとりあえず大事そうなもの(笑)

こちらも、最新だけ残して処分

これは「暮らし」これは「金融」かな?と家族にわかる分類を目指します。

こんなに書類と向き合ったのは始めてかもしれません。

DVDも文具もファイリング対象

専用ホルダーをカットして個別フォルダーに収めていきます。

難関・ファイル管理表の作成

書類が、どこに・どんな形で、分類・管理されているかがわかる一覧がファイル管理表

それは、小分類である個別フォルダを中分類にまとめていく作業でもあります。

ゆかさんには「鬼バージョン指導」をお願いしていたため、何度か再提出させてもらいました^^;

考えを一度フラットにする

今までの私の分類は、書類も「場所別管理」だから、一覧にするとバラバラな感じ・・・

故に情報が家中に分散していた・・・という事がわかります。

その考えを一度フラットに戻して、分類を練り直します。

(実際にしまう場所は別でもOK!その際は表の備考欄に記入します)

情報の俯瞰と思考の整理

管理表を作成することは、机上で自分の情報を俯瞰する行為です

検索しやすさを重視して分類した個別ファイル(小分類)を

さらに、情報を整頓して、わかりやすい分類(中分類)に積み上げていく作業

ファイル管理表の存在は知ってたけど、この作業がこんなに思考も整理するとは!

ゆかさんの上級を受けなければきっと作成することはなかったでしょう。

まさに、基本なくして応用はなし

ラベル作成・ここまできたら効率重視

管理表が完成したらラベル作成

KOKUYOのラベルを使用しています

「白ベースで印刷して好きに色を塗ってもいいよ」と言われていたけど

すでに、管理表に悩みに悩み、ここまでたどり着く頃には

「見た目はもういい・・・基本のオフィスカラーでいきます」

基本の5色を順番で繰り返し使用します

小分類である個別フォルダラベルの色は、それを率いる第2ガイド(中分類)と同じ色になります

自分で色を考えたらグラデーションにしてしまいそうだけど、「見やすさ」を重視した意味のある色分けは美しい~

あとは、見出しガイドを注文すればOKなのですが、

次回はちょっと失敗がありましたが、わが家の「ファイリンググッズ編」をご紹介します。

 

投稿者プロフィール

おうちプリントダイエット・青山 順子
おうちプリントダイエット・青山 順子整理収納アドバイザー
日常で後回しになりがちな紙類(書類・子どもの作品・写真)をスキャナー/ScanSnapを使用し、デジタル併用のお片づけを推奨しています。